Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 30 Avril 2021

Préambule

Cette Politique de confidentialité a pour objectif de vous informer sur la manière dont vos informations personnelles peuvent être collectées et traitées par Lettria.

Lettria édite une plateforme de gestion de projet et une API de Traitement Automatique du Langage permettant à ses Clients de :

  • Bénéficier de dictionnaires et d'ontologies lexicales pré-enregistrées
  • Disposer d’une analyse fine de leurs données ;
  • Structurer leurs données ;
  • Modérer automatiquement leurs données

Le respect de la vie privée et des données à caractère personnel est pour Lettria une priorité, raison pour laquelle nous nous engageons à traiter celles-ci dans le plus strict respect de la Loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 (ci-après « loi IEL ») modifiée et du Règlement (UE) général sur la protection des données du 27 avril 2016 (ci-après « RGPD »).

En tout état de cause, nous nous engageons à respecter les deux (2) principes essentiels suivants :

  • Vous restez maître de vos données à caractère personnel ;
  • Les données sont traitées de manière transparente, confidentielle et sécurisée.

Article 1. Définitions

API : désigne l’API éditée par Lettria, interopérable avec les solutions du Client et lui permettant de bénéficier des Services.

Candidat : désigne toute personne postulant aux offres d’emploi de Lettria.

Client : désigne toute personne physique ou morale ayant recours aux Services.

Compte : désigne l’interface dédiée au Client ou à ses Utilisateurs sur le Site Internet et à partir duquel il est possible d’accéder aux Services.

Identifiant : désigne l’adresse de messagerie électronique (ou le nom d'utilisateur) et le mot de passe que vous choisissez lors de votre inscription et dont la saisie permet la connexion au Compte.

Personnes concernées ou Vous : désigne les personnes concernées par les opérations de traitement réalisées par Lettria. Dans le cadre de la présente politique, les Personnes concernées sont les Candidats, les Clients, les Prospects et les Utilisateurs.

Site Internet : désigne le site Internet accessible à l’adresse https://lettria.com/fr édité par Lettria ainsi que toutes ses composantes graphiques, sonores, visuelles, logicielles, et textuelles. Le Site Internet est la propriété exclusive de Lettria.

Prospects : désigne les personnes contactées par Lettria dans le cadre de campagnes de prospection BtoB.

Services : désigne les services de traitement automatique du langage et de reporting proposés par Lettria via son API.

Utilisateurs : désigne toute personne autorisée à accéder aux Services par le Client et disposant d’un Compte.

Article 2. Identité et coordonnées du responsable de traitement

Lettria en tant que responsable du traitement

Vos données à caractère personnel sont collectées et traitées par TURFU SAS (ci-après dénommée « Lettria »), Société par Actions Simplifiée au capital de 5 000 euros, ayant son siège social au 46, Rue du Val, 77160 Provins, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Melun sous le numéro 835 074 857 en sa qualité de responsable du traitement.

Pour toute question, vous pouvez contacter Lettria :

  • Par voie postale à LETTRIA, 46, Rue du Val, 77160 Provins ;
  • Par courrier électronique à l’adresse hello@lettria.com.

Lettria en tant que sous-traitant

Lettria aura la qualité de sous-traitant à l’égard du Client pour l’ensemble des opérations générées par ses soins via son API. Ainsi, le Client aura le statut de responsable du traitement pour les traitements de données réalisés via l’API à des fins de :

  • Collecte et nettoyage de jeux de données textuels ;
  • Analyse syntaxique et sémantique d'un texte ;
  • Structuration de données ;

Il est précisé qu’en tant que sous-traitant, Lettria ne traite les données mentionnées au sein des supports analysés par ses API que selon les instructions de son Client et s’interdit à ce titre toute réutilisation à titre propriétaire de ces supports ou des données qu’ils contiennent.

Rappel légal :

Le responsable du traitement est, au sens de la loi Informatique et Libertés et du RGPD, la personne qui détermine les moyens et les finalités du traitement. Lorsque deux responsables du traitement ou plus déterminent conjointement les finalités et les moyens du traitement, ils sont les responsables conjoints du traitement (ou co-responsables).

Le sous-traitant est une personne traitant des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement, il agit sous l’autorité du responsable du traitement et sur instruction de celui-ci.

Ceci précisé, la présente politique de confidentialité concerne les traitements de données réalisés par Lettria en sa qualité de responsable de traitement.

Si vous souhaitez obtenir des renseignements sur les opérations de traitement réalisées par Lettria pour le compte de ses clients, nous vous invitons à solliciter ces derniers.

Article 3. Coordonnées de notre DPO

Notre Délégué à la Protection des Données (ci-après « DPO ») est là pour répondre à toutes les demandes, y compris d’exercice de droits, relatives à vos données à caractère personnel.

Vous pouvez le joindre :

  • Soit par mail à l’adresse suivante : dpo@lettria.com
  • Soit par courrier : HAAS AVOCATS – DPO de LETTRIA, 32 rue de la Boétie, 75008 PARIS

En savoir plus

Le Délégué à la Protection des Données a pour mission d’informer, de conseiller et de contrôler la conformité de Lettria dans la réalisation des différentes opérations de traitements.

Conformément à la réglementation en matière de protection des données, le DPO fait office de point de contact :

  • Vis-à-vis des personnes concernées pour tous sujets relatifs aux traitements de données effectués par Lettria ou l’exercice de vos droits ;
  • Vis-à-vis de la CNIL dans le cadre de sa mission de coopération. Le DPO peut également prendre contact avec cette autorité pour solliciter un avis ou une consultation préalable sur tous les sujets concernant la protection des données à caractère personnel ;
  • Vis-à-vis des autres DPO nommés par les organismes sous-traitants ou responsables de traitements participants.

Article 4. Collecte des données

Dans le cadre de son activité, Lettria collecte et traite des données à caractère personnel vous concernant. Ces données peuvent provenir directement de Vous, ou avoir été collectées auprès de tiers dans les opérations de traitement.

Dans tous les cas, vous êtes informés des finalités pour lesquelles vos données sont collectées par nos soins via les différents formulaires de collecte de données en ligne ou les emails qui vous seraient adressés.

En savoir plus

Les données des Clients et des Prospects collectées par Lettria sont traitées conformément aux finalités prévues lors de la collecte dans le respect du Référentiel relatif aux traitements de données à caractère personnel mis en œuvre aux fins de gestion des activités commerciales édité par la CNIL.

Lorsque cela est nécessaire, nous nous engageons, selon les cas, à recueillir votre consentement et/ou à vous permettre de vous opposer à l’utilisation de vos données pour certaines finalités, comme par exemple, la possibilité de vous adresser de la prospection commerciale ou de déposer des cookies tiers sur vos terminaux (téléphone mobile, ordinateur, tablette) à des fins de mesure d’audience de notre site et de notre application.

Article 5. Prospection

Dans le cadre de ses opérations de prospection adressées uniquement aux professionnels, Lettria s’assure que :

  • Les Prospects ont bénéficié d’une information suffisante sur les opérations de prospection effectuées ;
  • Les Prospects sont en capacité de s’opposer de manière simple et gratuite aux opérations de prospection (Opt-Out) ; et
  • La sollicitation est en rapport avec la profession de la personne sollicitée.

En savoir plus

Lorsque les opérations de prospection commerciales s’adressent à des professionnels, il est possible pour Lettria de procéder à ce traitement sans obtenir le consentement préalable de la personne concernée dans la mesure où celle-ci en a été préalablement été informée et est en mesure de s’opposer au traitement selon les recommandations formulées par la CNIL.

Article 6. Finalités et bases légales du traitement

Lorsque la base légale utilisée pour les opérations de traitement réalisées par Lettria repose sur la poursuite d’un intérêt légitime, vous avez la possibilité, sur simple demande, d’obtenir des informations relatives à la mise en balance des intérêts.

Vos différentes données sont collectées par Lettria pour assurer :

  • L’administration, le bon fonctionnement et l’amélioration permanente du Site Internet et des Services

Détails du traitement

Le traitement relatif à l’administration, au bon fonctionnement et à l’amélioration permanente du Site Internet et des Services comprend les finalités suivantes :

  • La gestion de la sécurité du Site Internet et des Services ;
  • La mise à disposition et la gestion des Comptes ;
  • La communication sur l’état des Services auprès des Utilisateurs ;
  • La gestion des demandes d’assistance des Utilisateurs formulées via nos formulaires de contact ;
  • Le dépôt de cookies et de traceurs dont vous pourrez retrouver le détail au sein de notre charte cookies.

Base légale

Notre intérêt légitime à vous fournir des Services de qualité et sécurisés afin de répondre à vos besoins.

Votre consentement pour le dépôt de cookies et de traceurs.

  • La gestion des relations avec nos Clients ;

Détails du traitement

La gestion des relations avec nos Clients couvre les finalités suivantes :

  • La gestion des contrats ;
  • Le suivi commercial de la relation avec nos Clients ;
  • L’assistance de nos Clients dans l’utilisation de nos services ;
  • L’élaboration de statistiques commerciales.

Base légale

Notre intérêt légitime à assurer à nos Clients la meilleure relation commerciale qui soit et à assurer la meilleure qualité de nos Services.

  • La gestion des opérations marketing BtoB ;

Détails du traitement

La réalisation d’opérations marketing BtoB comprend les finalités suivantes :

  • La réalisation de campagnes de prospection BtoB par mail ;
  • L’envoi de newsletters ;
  • L’élaboration de statistiques sur le plan marketing ;
  • La gestion du chatbot ;
  • La gestion des formulaires de contact dédiés aux prises de rendez-vous avec nos experts « NLP » et « éthique ».

Base légale

Notre intérêt légitime à proposer des offres commerciales à nos prospects BtoB.

Votre consentement lorsque cela est nécessaire.

  • La gestion du recrutement ;

Détails du traitement

Notre traitement relatif au recrutement comprend les opérations nécessaires à la gestion et au suivi de vos candidatures (organisation d’entretiens, de tests techniques…).

Base légale

L’exécution de mesures précontractuelles.

  • La gestion d’opérations comptables et associées ;

Détails du traitement

Notre traitement relatif à la gestion d’opérations comptables comprend :

  • L’édition de factures ;
  • Le suivi et la relance de la facturation ;
  • La gestion des impayés ;
  • La comptabilité générale de l’entreprise.

Base légale

Notre obligation légale découlant des articles L102 B et suivants du Livre des procédures fiscales.

Notre intérêt légitime à nous assurer du bon déroulé des opérations comptables réalisées.

  • La gestion des demandes de droits issus du RGPD et de la loi Informatique et Libertés modifiée.

Détails du traitement

Ce traitement couvre l’ensemble des opérations nécessaires au suivi des demandes de droits adressées à Lettria (qualification de la demande, investigations, réalisation d’opérations techniques spécifiques…). Il ne concerne que les cas où Lettria agit en qualité de responsable de traitement.

Base légale

Notre obligation légale découlant des articles 15 et suivants du RGPD et des articles 48 et suivants de la loi Informatique et Libertés.

Article 7. Données traitées

Le caractère obligatoire ou facultatif des données personnelles collectées et les éventuelles conséquences d'un défaut de réponse sont indiqués lors de leur(s) collecte(s) sur les formulaires associés. Vous pouvez consulter le détail des données à caractère personnel que nous sommes susceptibles d’avoir sur vous ci-après.

Détail des données collectées

NB : le détail des informations fournies ci-après n’a pas vocation à être exhaustif et vise avant tout à informer les Utilisateurs sur les catégories de données que Lettria est susceptible de traiter.

Pour le bon fonctionnement et l’amélioration permanente de notre Site Internet et de nos Services, les données susceptibles d'être traitées sont les suivantes :

  • Données relatives à votre identité : nom, prénom, adresse email professionnelle ;
  • Données relatives à l’utilisation de nos Services, en ce compris les données communiquées à nos équipes lors de vos sollicitations;
  • Vos logs et données de connexion ;
  • Pour en savoir plus sur les données traitées dans le cadre du dépôt de cookies, nous vous invitons à consulter notre charte cookies.

Pour la gestion de nos Clients :

  • Données relatives à votre identité : nom, prénom, coordonnées professionnelles (adresse email et téléphone), fonction, société ;
  • Données relatives à l’utilisation de nos Services : détail de l’offre souscrite, demandes d’assistance dans l’utilisation de nos services, chargé de compte ;
  • Données relatives au règlement des factures : modalités de règlement, remises consenties, reçus, soldes, impayés, informations nécessaires à la facturation.

Pour la gestion des opérations de marketing BtoB :

  • Données relatives à votre identité : nom, prénom, coordonnées professionnelles (adresse email et téléphone), société, fonction ;
  • Si vous êtes clients, l’offre à laquelle vous avez souscrit ;
  • Données relatives à nos actions de prospection : date du premier contact, date du dernier contact.

Pour la gestion des candidatures :

  • Données relatives à votre identité : nom, prénom, âge, date et lieu de naissance, adresse email personnelle, numéro de téléphone personnel, photo ;
  • Données relatives à votre vie personnelle : hobbies, motivation à postuler ;
  • Données relatives à votre parcours de formation : diplômes, distinctions, compétences ;
  • Données relatives à votre parcours professionnel : fonction, société, références professionnelles ;
  • Toute autre donnée personnelle fournie dans le cadre des opérations de recrutement.

Pour la gestion des opérations comptables et associées :

  • Données relatives à votre identité : nom, prénom, coordonnées professionnelles (adresse email et téléphone), société, fonction ;
  • Données relatives à la transaction : numéro de la transaction, détail de l’offre correspondante.
  • Données relatives au paiement : domiciliation bancaire, renseignements sur la nature des opérations effectuées, détail de l’offre souscrite par le Client,
  • Données relatives au règlement des factures : modalités de règlement, remises consenties, reçus, soldes et impayés.

Pour la gestion de vos demandes d’exercice de droits :

  • Données relatives à votre identité : civilité, nom, prénoms, adresse, numéro de téléphone, adresses email, code client, date de naissance. Une copie d'un titre d'identité ou équivalent peut être conservée aux fins de preuve de l'exercice d'un droit d'accès, de rectification ou d'opposition ou pour répondre à une obligation légale. A ce titre, nous avons l’obligation de vérifier votre âge lors d’une commande et nous devons pour cela collecter la copie d’un titre d’identité
  • Données relatives à votre demande d’exercice des droits

En tout état de cause Lettria s’engage à traiter l’ensemble des données collectées de manière conforme au RGPD et à la loi Informatique et Libertés.

Article 8. Destinataires

Dans la limite de leurs attributions respectives et pour les finalités rappelées à l’article 6, les principales personnes qui seront susceptibles d’avoir accès à vos données sont les suivantes :

  • Le personnel habilité de nos services technique, commercial et administratifs chargés de l’amélioration permanente de nos services, de la relation client et la prospection ;
  • Le personnel habilité de nos sous-traitants ;
  • Les organismes financiers (banques…) et organismes de contrôle ;
  • S’il y a lieu, les juridictions concernées, médiateurs, experts-comptables, commissaires aux comptes, avocats, huissiers, sociétés de recouvrement de créances ;
  • Les tiers susceptibles de déposer des cookies sur vos terminaux (ordinateurs, tablettes, téléphones portables…) lorsque vous y consentez (Pour plus de détail, nous vous invitons à consulter notre Charte de gestion des cookies).

Vos données à caractère personnel ne sont ni communiquées, ni échangées, ni vendues, ni louées sans votre consentement exprès préalable conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables.

En savoir plus

Certaines catégories de sous-traitants ont accès aux données :

  • Les prestataires d’hébergement
    • Lieu de stockage : Union européenne
  • Les fournisseurs de solutions SaaS CRM
    • Lieu de stockage : Etats-Unis
  • Les fournisseurs de stockage cloud dans le cadre de la gestion des relations avec nos Clients et des candidatures (contrats, CVs…)
    • Lieu de stockage : Etats-Unis
  • Les fournisseurs de solutions de mailing
    • Lieu de stockage : Etats-Unis
  • Les fournisseurs de solutions de messagerie électronique
    • Lieu de stockage : Etats-Unis

Pour obtenir plus d’informations sur nos sous-traitants, vous pouvez adresser une demande à notre DPO par mail à dpo@lettria.com ou par courrier à HAAS AVOCATS – DPO de Lettria, 32 rue de la Boétie, 75008 PARIS.

Article 9. Transferts de données hors de l’Union européenne

Dans certains cas, vos informations personnelles seront sauvegardées sur des serveurs situés en dehors de l’Union européenne.

C’est notamment le cas lorsque nous transférons des informations à certains de nos Partenaires ou sous-traitants situés aux États-Unis.

Nous avons pris des mesures appropriées pour s'assurer que vos données sont conservées en toute sécurité via la contractualisation de clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne (art. 46 RGPD).

Vous pouvez demander à accéder aux documents assurant des garanties appropriées contractuelles en en faisant la demande à notre Délégué à la Protection des Données par mail à rpgpd@lettria.com  ou par courrier à HAAS AVOCATS – DPO de Lettria 32 rue de la Boétie, 75008 PARIS.

Article 10. Durée de conservation des données

Nous conservons vos données uniquement le temps nécessaire pour les finalités poursuivies, telles que décrites à l’article 6.

A titre indicatif, cliquez ci-dessous pour plus de détails sur les durées légales de conservation.

En savoir plus

  • Pour l’administration, le bon fonctionnement et l’amélioration permanente du Site Internet et des Services

Les données permettant l’identification des Clients et des Utilisateurs sont conservées pendant toute la durée de leur inscription, puis pendant une durée de cinq ans en archivage intermédiaire (Art. 2224 du code civil).

La journalisation de vos actions sur le Site Internet est conservée pour une durée de six mois, sauf opérations considérées comme sensibles par Lettria à des fins de lutte contre la fraude, auquel cas la durée de conservation sera portée à 6 ans maximum (Art. 8 du code de procédure pénale).

Pour en savoir plus sur la durée de conservation des cookies et des informations collectées par leur biais, nous vous invitons à consulter notre charte cookies.

  • Pour la gestion des relations commerciales avec nos Clients

Les données utilisées dans le cadre de la gestion de la relation commerciale avec nos Clients sont conservées pendant toute la durée nécessaire à l’exécution du contrat.

Ces données sont ensuite archivées pour une durée de 5 ans à des fins probatoires (Art. 2204 du code civil).

  • Pour la gestion des opérations marketing BtoB

Les données utilisées dans le cadre d’opérations marketing BtoB sont conservées pour une durée de 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale si vous êtes Client ou à compter de votre dernier contact si vous n’êtes pas encore Client.

  • Pour la gestion des opérations comptables et associées

Les factures et données comptables émises sont conservées 10 ans à compter de leur émission.

La trace comptable des paiements est conservée pour une durée de 10 ans en archivage intermédiaire à compter de la réalisation effective du paiement (Art. L123-22 du Code de Commerce).

Dans le cadre de la gestion d'un précontentieux les données sont supprimées dès le règlement amiable du litige ou, à défaut, dès la prescription de l'action en justice correspondante. Les données collectées et traitées dans le cadre d'un contentieux doivent quant à elles être supprimées lorsque les voies de recours ordinaires et extraordinaires ne sont plus possibles contre la décision rendue.

  • Pour la gestion de vos candidatures

Vos données sont conservées pendant une durée de deux ans à compter de votre dernier contact. Elles peuvent être conservées pour une durée supérieure avec votre consentement.

  • Pour la gestion de vos demandes d’exercice de droits

Les données relatives à la gestion des demandes de droit sont conservées pour toute la durée nécessaire au traitement de la demande. Elles sont par la suite archivées pour la durée de prescription pénale applicable, à savoir six ans, en archivage intermédiaire (Art. 8 du code de procédure pénale).

Article 11. Vos droits

Conformément à la Loi Informatique et Libertés et au RGPD, vous disposez des droits suivants (en savoir plus) :

  • droit d’accès (), de rectification (article 16 RGPD), de mise à jour, de complétude de vos données ;
  • droit à l’effacement (ou « droit à l’oubli ») de vos données à caractère personnel (article 17 RGPD), lorsqu’elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées, ou dont la collecte, l'utilisation, la communication ou la conservation est interdite ;
  • droit de retirer à tout moment votre consentement (article 7 RGPD) ;
  • droit à la limitation du traitement de vos données (article 18 RGPD) ;
  • droit d’opposition au traitement de vos données (article 21 RGPD) ;
  • droit à la portabilité des données que vous nous avez fournies, lorsque vos données font l’objet de traitements automatisés fondés sur votre consentement ou sur un contrat (article 20 RGPD) ;
  • droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé (article 22 RGPD); aucune prise de décision de ce type n’est actuellement appliquée par Lettria ;
  • droit de définir le sort de vos données après votre mort et de choisir que nous communiquions (ou non) vos données à un tiers que vous aurez préalablement désigné (article 85 LIL). En cas de décès et à défaut d’instructions de votre part, nous nous engageons à détruire vos données, sauf si leur conservation s’avère nécessaire à des fins probatoires ou pour répondre à une obligation légale.

Vous pouvez exercer vos droits :

  • par mail à dpo@lettria.com;
  • par courrier à HAAS AVOCATS – DPO de Lettria, 32 rue de la Boétie, 75008 PARIS.

Enfin, vous pouvez également introduire une réclamation auprès des autorités de contrôle et notamment de la CNIL ou de toute autre autorité compétente.

Article 12 – Sécurité

LETTRIA et ses sous-traitants s’engagent à mettre en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires afin d’assurer la sécurité des traitements de données à caractère personnelle et la confidentialité de vos Données.

Nous respectons à ce titre le RGPD et la loi Informatique et Libertés et prenons toutes les précautions utiles, au regard de la nature des données et des risques présentés par les traitements pour en préserver la sécurité et, notamment, empêcher que les données soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès.

Pour cela est mise en place de manière non exhaustive : la protection physique de nos locaux, la protection des systèmes d’information par des antivirus et des pares-feux, des procédés d’authentification des personnes accédant aux données avec accès personnel et sécurisé via des identifiants et mots de passe confidentiels, un site Internet protégé par un certificat SSL, des clients web utilisant un certificat TSL, la journalisation et traçabilité des connexions, ainsi que le chiffrement de certaines données.

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